PEEGELDAJA
Olen uhke, et mul pole häbi öelda
Olen uhke, et mul pole häbi öelda

Elektroonseks asjaajamiseks vaja isikukoode teada

Vastab Pille Rossi, Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonna projektijuht

Kas ja kuidas ma saaksin (kodanikuportaali vahendusel) teada, kellel on juriidilise isiku esindajana allkirjastamise õigus, kui mul mingil põhjusel puudub võimalus seda kellegi käest näiteks telefonitsi küsida.

Eraõigusliku juriidilise isiku seaduslik esindaja on juhatuse liige ning seda on võimalik kontrollida äriregistri infosüsteemist info.eer.ee (näiteks tasuta lihtpäringuga). Seal on olemas nii juhatuse liikme nimi kui isikukood. Kui allkirjastamise õigus on volitatud esindajal, tõendab allkirjaõigust juriidilise isiku seadusliku esindaja (juhatuse liikme) poolt antud volikiri.

Kas ma pean kindlasti teadma allkirjastamisõigusliku inimese isikukoodi?

Kuna süsteem saadab elukohateate automaatselt portaali vahendusel omanikule allkirjastamiseks (nõusoleku andmiseks), on vajalik teada konkreetse isiku nime ning isikukoodi. Kui Te neid andmeid ei tea, siis võite lisada omaniku (juriidilise isiku esindaja) digitaalselt allkirjastatud nõusoleku ka eraldi failina.

Kas ja kuidas ma saaksin seda isikukoodi teada, kui mul ei ole mingil põhjusel võimalik seda tema käest isiklikult küsida?

Isikukoode väljastatakse õigustatud huvi korral AS Andmevara poolt kirjalikult põhjendatud avalduse alusel. Kuid kõige lihtsam viis oleks see isiku enda käest siiski järgi uurida.

Mõnikord on aga elamispinna omanik mitte firma või eraisik, vaid näiteks linn ja sel juhul on allkirjaõiguslik isik linnapea. Kas siis peaks inimene ka eeldama, et ta leiab linnapea isikukoodi internetist? Erinevalt äriregistrist pole ju riigi ja kohalike omavalitsuste asutuste riikliku registri avalikus osas ega nähtavasti reeglina ka linnade veebilehtedel avalikustatud linnapeade ega ka teiste allkirjaõiguslike ametiisikute isikukoode. Aga äkki on ka omavalitsustel ja riigiasutustel kohustus avalikustada veebilehel oma allkirjaõiguslike ametnike ja juhtide isikukoodid, tulenevalt e-riigi spetsiifikast?

Kodanikuportaali vahendusel elukohateate esitamine on vaid üks täiendav võimalus seda teha. See eeldab küll nõusoleku saamiseks omaniku isikukoodi teadmist, kuid samas ei sea see kellelegi kohustust avalikustada ametnike isikukoode.
Kui isikukood ei ole elukohateate esitajale teada, peaks ta seda siiski küsima asutuselt või siis asutus (allkirjaõigusliku isiku kaudu) annab ise eraldi nõusoleku ruumi aadressi kandmiseks rahvastikuregistrisse isiku elukoha andmetena.
Alati on ka võimalus pöörduda paberkandjal elukohateatega ruumi omaniku (sh asutus) poole ja paluda täita elukohateatel vastav omaniku nõusoleku andmist käsitlev osa.

Kas ma saaksin inimese nime ja isikukoodi asemel märkida lahtritesse asutusest või ettevõttest omaniku nime ja vajadusel tema registrinumbri ning märkida allkiri nõutavaks (mille järel paneks allkirja konkreetselt see isik, kellel on allkirjastamisõigus)

Võimalik on märkida vaid füüsiliste isikute nimesid ning nende isikukoode.
Süsteem saadab sellisel juhul elukohateate allkirjastamiseks sellele isikule, kelle andmed Te märkisite. See isik, kelle andmed Te märkisite, ei saa allkirjastajat enam hiljem muuta.

Kas piisanuks üürilepingu faili asemel ka viitest lepingu registreerimiskohale dokumendiregistris või isegi lihtsalt dokumendi registreerimisnumbrist?

Vastavalt rahvastikuregistri seadusele lisatakse elukohateatele omaniku nõusolek või lisatakse koopia ruumi kasutusõigust tõendavast dokumendist (üürilepingust). Seega kui puudub omaniku nõusolek aadressi kandmiseks rahvastikuregistrisse, peab olema lisatud elukohateatele ruumi kasutusõigust tõendav dokument. Kui on võimalik lisada link, millel avaneb konkreetne dokument, piisab ka lingi lisamisest. Aga need dokumendiväljad tunnistavad ainult faile. Seega tuleb link kõigepealt sisestada eraldi faili (Wordi doc, rtf või html) ning seejärel sisestada see lingiga fail avalduse lisadokumendina.

Kui ilmneb, et linkimise lisamisel on suur nõudlus, siis tulevikus lisatakse selleks konkreetne väli.

Kas sellest piisaks, kui link on ainult mõnes avalikus dokumendiregistris olevate andmeteni dokumendi, antud juhul üürilepingu olemasolu kohta, lepingu faili ennast aga pole?

Kui avalikus dokumendiregistris on võimalik avada konkreetset dokumenti, siis võib lisada lingi avalikule dokumendiregistrile. Lepingu sisuga faili peab olema võimalik avada. Ametnikul peab olema võimalik veenduda, et leping siiski kehtib.